受講生が申請した予約は、スクールが承認するまで「申請中」のままです。管理者が承認すると確定し、却下すると終わります。自動では承認されず、期限が来て消えることもありません。予約とはも見てください。
申請を見る
メニューの予約を開き、申請中を選びます。承認を待っている予約のすべてが、日時の早い順に並びます。期間では絞りません。タブの数字は件数です。
- 申請した時点では、スペースは決まっていません。レッスンの下に「スペース 未割当」と出ます。
- 申請のあいだ、講師のその時間は押さえられています。使う回数券・月謝の回数・振替は、確保された状態で残りから引かれています。
- 行を選ぶと詳細が開き、いつ申請されたかと、確保している権利が見られます。
今日の業務で見る
今日の業務のいちばん上の「承認待ち」にも、承認を待っている予約がレッスンの日時の早い順に並びます。見出しの数字は件数です。
- 行には、日時、レッスン、受講生かグループ、講師、拠点と、いつ申請されたか（「2時間前に申請」のように）が出ます。
- 行の右の「承認」と「却下」は、予約の申請中と同じ働きです。その場で承認・却下できます。
- 画面の上の拠点を選ぶと、その拠点の授業の申請だけになります。
- 「予約で申請中をすべて見る」で、予約の申請中が開きます。件数が多いときは、先の予約からそこに並びます。
- 待っている申請がなければ「承認待ちはありません」と出ます。
スマートフォンの管理画面では、申請が1件ずつカードで並び、カードの中で承認・却下します。
AIに今日の業務をたずねると、承認待ちの件数と、日時の早い5件が答えに入ります。承認と却下は、AIに頼むか、画面で行います。
承認する
行の右の「承認」か、予約の詳細の下の「承認」を選びます。
- スペースが決まっていないとき: 「承認 — スペースを割り当てる」が開きます。その拠点の有効なスペースから1つ選び、承認を選びます。同じ時間にほかの授業か固定レッスンが使っているスペースと、定員がレッスンの定員より少ないスペースは、理由が出て選べません。
- スペースが決まっているとき: 確認なしで、すぐに確定します。
承認すると、次のようになります。
- 予約が「確定」になり、申請中から予定だけに移ります。
- 確保していた権利が使われます。回数券は必要な枚数、月謝の回数と振替は1回です。
- スペースのその時間が押さえられます。
- 受講生に確定のメールが届きます。グループの予約では、代表者と、登録を済ませたメンバーに届きます。担当の講師にも確定のメールが届きます。承認した人がその講師のときは、講師のメールは送りません。
- 予約の詳細の経緯に、承認した人と日時が残ります。
承認できるのは、授業が始まる前だけです。開始時刻を過ぎた申請は承認できないので、却下で終わらせます。そうした申請には「承認」が出ず「却下」だけが残り、申請中と「承認待ち」では行の下に、時間割の授業の詳細では「却下」の下に、「開始時刻を過ぎたため承認できません」と理由が出ます。
同じ時間に申請がいくつもあってスペースが足りないときは、入る分だけ承認し、残りを却下します。
却下する
行の右の「却下」か、予約の詳細の下の「却下」を選びます。「申請を却下」で内容を確かめ、却下するを選びます。理由は入力しません。
- 却下は元に戻せません。もう一度受けるときは、受講生が新しく申請するか、管理者が予約を追加します。
- 確保していた権利は、元の回数券・月謝の回数・振替に戻ります。
- 講師のその時間が空きます。
- 受講生に、承認できなかったことを知らせるメールが届きます。メールから、同じレッスンの別の時間を探せます。講師にはメールを送りません。
- 却下した予約は、一覧のどのタブにも出ません。受講生の画面には「不承認」と出ます。
- 却下は、授業の開始時刻を過ぎた申請にもできます。
権限の範囲
承認と却下ができるのは、授業の拠点かレッスンの分類の値が権限の範囲に入っている管理者です。範囲の外の授業の申請は見えますが、「承認」も「却下」も出ません。申請中と「承認待ち」では行の下に「権限の範囲外のため操作できません」と、時間割の授業の詳細では「権限の範囲外のため、この枠は操作できません。」と出ます。講師のアカウントだけでは、承認も却下もできません。
スペースを先に決めることはできません
申請中でスペースが決まっていない授業は、時間割の授業の詳細からスペースを変えられません。スペースは、承認のときに決めます。講師の交代は、承認の前でもできます。
できないときは予約を追加・承認・キャンセルできないときを見てください。