月謝の請求は、お支払いをする人ごとに確かめて回収します。お支払いをする人は、本人の受講契約なら受講生、グループの受講契約ならそのグループ(お支払いは代表者)です。1人がグループの代表者もしているときは、本人の分とグループの分は別のお支払いとして扱います。
未払いの一覧で探す
受講生の未払いタブに、まだ受け取っていないお金が、お支払いをする人ごとに1行で並びます。タブの名前の横の数は未払いのある人の数です。サイドバーには数が出ません。この一覧はパソコンの画面で使います。
- 未払いには、未払いの請求がある人が並びます。経過は、いちばん古い未払いの期限(周期の初日)からの日数です。カードで支払う請求は、カードで支払えなかった日から数えます。長く払われていない人から順に並び、30日以上は赤、60日以上は太い赤で出ます。金額と件数は未払いの請求だけを数えます。
- 理由は、いちばん古い未払いの請求の理由です。
- 入金なし: 請求のみの請求に、期限までに入金がなかったということです。下に支払い方法と対象の月が出ます。
- 「カード失敗：〜」: カードで支払う請求を、カードで支払えなかったということです。理由は残高不足、期限切れ、セキュリティコード誤り、本人確認が必要、支払い未完了、拒否のどれかで出ます。下に次の再試行の日(「次の再試行 〜」)が出て、再試行が残っていなければ「再試行なし」と出ます。再試行の日程はカード自動の支払いとはを見てください。
- 最終対応は、管理者が書いた最後の記録が何日前かです。記録がなければ記録なしです。長く対応していない人を探すのに使います。
- 入金待ちには、入金待ちの請求がある人が、期限の近い順に並びます。月謝が始まる前の初回の請求には初回が付きます。期限を過ぎても入金待ちのままの請求(決済サービスの結果を待っているカードの請求など)は、期限を過ぎた日数が出ます。初回の請求には期限がなく未払いにならないので、最後に並びます。
- 拠点、経過(30日以上、60日以上)、名前で絞り込めます。名前は受講生の名前とフリガナ、グループ名、グループの代表者の名前とフリガナで探します。
- 支払い待ちの回数券は、この一覧には入りません。
- 行を選ぶと、その人のお支払いのシートが開きます。
お支払いのシートを開く
1人(1グループ)の請求と対応の記録は、1枚のシートにまとまっています。次のどこから開いても同じシートです。
- 受講生の未払いタブで、その人の行を選びます。
- 受講生のページのお支払いのカードでお支払いと対応記録を選びます。未払いがあると、名前の下とこのカードに未払いの金額が出ます。
- グループのページのお支払いのカードでお支払いと対応記録を選びます。
- 受講契約のページで、当事者の名前の行にあるお支払いと対応記録を選びます。グループの受講契約ならグループのシートが開きます。
シートに出るもの
- 上の4つの数字は、未払いの合計、件数、いちばん古い未払いの期限からの経過、最終対応です。経過は、カードで支払う請求ならカードで支払えなかった日から数えます。最終対応は、管理者が書いた最後の記録が何日前かです。自動の記録は数えません。
- 請求には、まだ入金のない請求(未払い、入金待ち、初回のお支払い待ち)が周期の早い順に並びます。月謝が始まる前の初回の請求には期限がなく、未払いになりません。カードで支払えなかった請求には、支払えなかった日からの日数と、カードの理由、次の再試行の日が出ます。入金のあった請求と取り消した請求は、受講契約のページの請求と入金で見ます。
- 対応記録には、管理者が書いた記録と自動の記録が新しい順に並びます。
対応を記録する
電話や窓口でのやりとりは、シートの対応記録に書いて記録するを選びます。お支払いの状況を選ぶ欄はありません。最後の記録を見て、どこまで対応したかを判断します。
- 記録は書いた本人だけが編集で直せます。ほかの管理者の記録は直せません。
- 記録は削除できません。記録のある受講生とグループは削除できず、無効にします。くわしくは履歴があって削除できないときを見てください。
- 請求のみの請求が未払いになると、その日に「〜月分 〜 が未払いになりました」と自動で記録されます。自動の記録は直せません。
- 外部入金を記録したときと、入金記録を取り消したときも、記録した管理者の名前と一緒に自動で残ります。
- カードで支払う請求をカードで支払えなかったときは、その日に「〜月分 〜 のカード決済ができませんでした（〜）」と自動で記録され、お支払いをする人に「月謝のお支払いができませんでした」が一度だけ届きます。くわしくはカード自動の支払いとはを見てください。
- カードの再試行の結果も自動で記録されます。支払えなかったときは「〜月分 〜 のカード決済を再試行しましたが、できませんでした（〜）」(メールは届きません)、支払えたときは「〜月分 〜 をカードの再試行で受け取りました」です。
- 入金済みか取り消し済みの請求に、あとからカードの支払いが届いたときは「入金済みか取り消し済みの 〜 に、〜 のカード決済が届きました（〜）」と記録されます。自動では返金しないので、返金するかどうかを判断してください。
- 請求のみの請求が未払いになっても、受講生にメールは届きません。自動の催促メールはありません。お支払いをお願いするときは、下の「お支払いのお願いを送る」で送ります。
- 「お支払いのお願いを送る」で送ると、送った管理者の名前と一緒に「〜 〜 のお支払いのお願いを送りました」と自動で記録されます。最終対応には数えません。
- 請求を取り消すと、その日に「〜月分 〜 の請求を取り消しました」と理由が自動で記録されます。
お支払いのお願いを送る
未払いの請求があるときは、お支払いをする人に「お支払いのお願い」のメールを送れます。シートの下の「お支払いのお願いを送る」か、未払いタブの未払いの行の「···」から選びます。押すとすぐに送られます。
- 送り先はお支払いをする人です。グループならいまの代表者だけに届き、ほかのメンバーには届きません。
- メールには、未払いの請求(月と金額、受講契約、期限)と合計が並びます。入金待ちの請求と、月謝が始まる前の初回の請求は入りません。
- カードで支払う請求には、その請求を支払う画面へのボタンが付きます。カードの請求が2件以上なら、マイページのお支払いの画面へのボタンです。受講生はいつものカードか別のカードで支払えます。
- 請求のみの請求には、窓口で支払うか振り込むようにという案内と、お支払いをする人の所属する拠点への問い合わせ先が入ります。振込先はメールに入りません。
- 送ったメールは、受講生のページのメールに残ります。
- 未払いの請求がない人には送れません。くわしくは支払い・返金の操作ができないときを見てください。
- 自動では送られません。決まった日に催促するしくみもありません。送るたびに、送った管理者が対応記録に残ります。
- 送れるのは、お支払いをする人の所属する拠点か、その請求の受講契約が権限の範囲にある管理者です。範囲の外の受講契約の請求は、メールに入りません。
請求を取り消す
回収しないと決めた請求は、請求の行の「···」から「請求を取り消す」で取り消せます。理由は必ず書き、メールは届きません。くわしくは請求を取り消す・請求し直すにはを見てください。
入金を記録する
窓口や振込で代金を受け取ったら、シートの下の「外部入金を記録」から記録します。くわしくは外部入金を記録・取り消すにはを見てください。
見られる人と書ける人
- シートはどの管理者も読めます。権限の範囲の外にいる受講生やグループのシートも読めます。
- 記録を書いたり直したりできるのは、お支払いをする人の所属する拠点が権限の範囲にあるか、その人の請求がある受講契約が権限の範囲にある管理者だけです。範囲の外なら、シートに「権限の範囲外の受講生のため、記録できません」(グループなら「権限の範囲外のグループのため、記録できません」)と出ます。
- 未払いタブにも、権限の範囲の外の人が並びます。
- 講師には、お支払い、請求、対応記録は見えません。
AIで確かめる
ClaudeやChatGPTに、未払いや入金待ちの人の一覧と、受講生やグループのお支払いの状況をたずねられます。一覧は未払いタブと同じ順で、拠点、経過、名前で絞り込め、連絡先は入りません。受講生とグループの詳細には未払いの合計が入り、お支払いの状況をたずねると、シートと同じ請求、数字、記録が返ります。対応の記録をAIに書かせたり、自分の記録を直させたりもできます。頼めば「お支払いのお願い」のメールもAIが送ります。どれもお金は動かないので、画面での確認はありません。