外部入金を記録・取り消すには

月謝の請求の代金を、スクールの窓口で現金で受け取ったときや、振込で受け取ったときは、外部入金として記録します。記録した請求は支払い済みになり、未払いから外れます。

外部入金を記録する

次のどれかから「外部入金を記録」を開きます。
- お支払いのシート(受講生やグループのページのお支払いのカード、受講契約のページのお支払いと対応記録から開きます)の下にある「外部入金を記録」。未払いの請求がすべて選ばれた状態で開きます。請求の行の「···」から開くと、その請求だけが選ばれます。
- 受講契約のページの請求と入金で、請求の行にある「外部入金を記録」。その請求だけが選ばれた状態で開きます。
- 受講生の未払いタブで、その人の行の「···」にある「外部入金を記録」。未払いで開くと未払いの請求がすべて、入金待ちで開くと入金待ちの請求が選ばれた状態で開きます。記録できる請求がない人の行には出ません。
入金した請求で、受け取った請求を選びます。何か月分かをまとめて受け取ったときは、まとめて選べます。選べるのは、同じお支払いをする人のまだ入金のない請求(未払い、入金待ち、初回のお支払い待ち)だけです。
受け取った日と方法(現金、振込、その他)を入れます。記録者はログインしている自分で、変えられません。
合計を確かめて記録します。

金額は請求ごとに全額です。一部だけの入金は記録できません。足りないときは、お支払いのシートの対応記録にメモしてください。

カードで支払う請求を選ぶと「記録するとカードの再試行を止めます」と出ます。記録した請求には、カードの支払いも、支払えなかったあとの再試行もしません。

記録すると、お支払いのシートの対応記録に自動で残ります。受講生にメールは届きません。初回の請求を記録したときだけ、カードの登録をお願いするメールが届くことがあります(下の「初回の請求を記録したとき」)。

月謝が始まる前の初回の請求(「初回のお支払い待ち」)を記録すると、初回のお支払いが済み、月謝が始まります。初回のお支払いを待つあいだに定期の請求日が過ぎていた周期は、その日に請求ができます。くわしくは月謝の請求とはを見てください。

カード自動の月謝があり、お支払いをする人(グループなら代表者)に登録カードがないときは、お支払いをする人に「カードのご登録のお願い」が一度だけ届きます。くわしくはカード自動の支払いとはを見てください。

まちがえて記録したときは、受講契約のページの請求と入金で、支払い済みの請求の行の「···」から「入金記録を取り消す」を選び、理由を入れて取り消します。

取り消した請求は、もとの状態(入金待ち、未払い、初回のお支払い待ち)に戻ります。一緒に記録したほかの請求も戻ります。
入金記録は消えずに、取り消したものとして残ります。取り消しは理由と一緒に対応記録にも残ります。
受講生にメールは届きません。
記録したあとでカードの支払いが届いていた請求は、取り消すとそのカードの支払いが請求の支払いになり、支払い済みのままです。カードの支払いが届いたことは対応記録に「入金済みか取り消し済みの〜に、〜のカード決済が届きました（〜）」と残っています。
その入金記録が、お支払いをする人のただ一つの初回のお支払いのときは取り消せません。取り消すと月謝が始まる前に戻ってしまうためです。回数券の代金など、ほかのお支払いがあるときや、あとから届いたカードの支払いがその請求の支払いになるときは取り消せます。
カードで支払われた請求と、回数券の代金の記録は取り消せません。
一部を返金した周期の請求を含む入金記録は取り消せません。

記録と取り消しができるのは、お支払いをする人の所属する拠点か、その請求の受講契約が権限の範囲にある管理者です。範囲の外の請求は、シートで読めても記録できません。講師にはお支払いと請求が見えません。

ClaudeやChatGPTに、外部入金の記録や取り消しを準備させることもできます。お金にかかわる操作なので、AIは準備だけをして、管理画面の確認のページで管理者が確定します。くわしくは画面での確認とはを見てください。

記録や取り消しが断られたときは支払い・返金の操作ができないときを見てください。