休講で戻した振替や月謝の回数を、同じ利用サイクルのうちに受け直せないときは、その周期の月謝の一部を返金して補えます。返金すると、その権利はなくなります。
返金できるもの
受講契約のページの戻した権利のカードで、休講で戻した権利のうち、まだ使われていないものです。
- 固定レッスン型の月謝で、休講で渡した振替のうち「未使用」のもの
- 回数型の月謝で、休講でその利用サイクルに戻した回数。その利用サイクルが終わる前で、残りの回数があるときだけです
次のものは返金できません。
- 予約に使った権利と、申請中の予約が押さえている権利
- 期限を過ぎた振替と、終わった利用サイクルの回数
- もう返金した権利
- 回数券。休講で戻した回数券は、元の回数券にそのまま戻っています。回数券の代金は返金しません
- 授業を受講生の都合でキャンセルしたときに渡した振替
- まだ支払われていない周期の権利。先に入金を記録してください。手順は外部入金を記録・取り消すにはにあります
返金する
- 受講契約のページの戻した権利のカードで、その行の「返金する」を選びます。
- 休講したレッスン、戻した権利、返金元の請求を確かめます。
- 返金額を入れます。金額はスクールの決まりで決めてください。komadoriは計算しません。返せるのは、その周期に受け取った金額から、すでに返金した額を引いた残りまでです。
- 窓口や振込で受け取った周期は、返金日と方法(現金、振込、その他)も入れて返金します。カードで受け取った周期は、金額だけで返金します。
窓口や振込で受け取った周期
komadoriからはお金を返しません。スクールが受講生に返したお金の返金日と方法を記録します。受講生にメールは届きません。
カードで受け取った周期
komadoriが決済サービスに頼んで、その月のお支払いに使ったカードに返します。返金がすむと、お支払いをする人(グループならその代表者)に「返金のお知らせ」のメールが届きます。カードの明細に載るまでの日数はカード会社によって違います。
- 決済サービスの手続きが終わるまで、請求と入金のカードの返金の行に「決済サービスで返金の手続き中」と出ます。終われば消えます。
- 決済サービスが返金を受け付けなかったときは、「決済サービスがこのカードへの返金を受け付けませんでした。スクールから返金したときは、外部での返金として記録してください」と出て、返金はされません。権利は元に戻ります。あとから断られたときも、請求と入金のカードに「カードへの返金ができませんでした」と出て、権利は元に戻ります。
- 断られたあと、スクールが窓口や振込でお金を返したときは、もう一度「返金する」を選びます。画面が外部での返金に切り替わっているので、返金日と方法を入れて記録してください。受講生にメールは届きません。
返金すると起こること
- 振替は「返金済み」になり、予約に使えなくなります。
- 月謝の回数は、その利用サイクルの残りが1回減ります。
- 請求と入金のカードで、その周期の請求の下に返金が並びます。
- 受講生のお支払いのページの「お支払い履歴」で、その周期の支払いの下に返金が出ます。
- 返金は取り消せません。
- 返金のある周期の外部入金の記録は、取り消せなくなります。
決済サービスの画面で返金したとき、チャージバックがあったとき
カード決済は、決済サービスの画面からも返金できます。komadoriはその返金を記録しますが、受講の権利はそのままです。振替や月謝の回数を返金で補ったのなら、上の手順の代わりに決済サービスで返金しないでください。決済サービスで返金しても、komadoriでは権利がなくなりません。
決済サービスの画面で返金したときは、次のようになります。
- 月謝のカード決済なら、請求と入金のカードで、その周期の請求の下に「決済サービスで返金 · 〜」の行が並びます。受講生のお支払いのページの「お支払い履歴」にも返金が出ます。
- 回数券のカード決済と、入金を記録したあとに届いたカード決済は、請求に返金の行を作りません。回数券の代金の返金は、受講生のお支払いのページにも出ません。
- 全体の管理者全員に「【〜】決済サービスの画面で返金されました」のメールが1通ずつ届きます。
- お支払いをする人の対応記録に、自動の記録として残ります。
受講生がカード会社に支払いへの異議を申し立てる(チャージバック)と、全体の管理者全員に「【〜】カード決済にチャージバックが申し立てられました」のメールが届き、対応記録に残ります。請求の行と受講の権利は変わりません。対応は決済サービスの画面でしてください。
できる人
返金できるのは、お支払いをする人の所属する拠点か、その受講契約が権限の範囲にある管理者です。講師にはお支払いと請求が見えません。
AIに準備させる
ClaudeやChatGPTに、返金を準備させることもできます。お金にかかわる操作なので、AIは準備だけをして、管理画面の確認のページで管理者が確定します。金額はAIに伝えてください。窓口や振込で受け取った周期と、カードへの返金を断られたあとにスクールが返したときは、返金日と方法も伝えてください。カードで受け取った周期は、確定したあとkomadoriが決済サービスに返金を頼みます。結果は受講契約のページの請求と入金のカードに出ます。くわしくは画面での確認とはを見てください。
返金が断られたときは支払い・返金の操作ができないときを見てください。