体験のお問い合わせは、スクールの問い合わせフォームから届く体験レッスンの申し込みです。問い合わせた人は希望する拠点や日時を伝え、管理者が連絡を取って体験レッスンを決めます。
お問い合わせが届いただけでは、受講生も予約もできません。受講生の記録は、管理者が受講生として登録するか、すでにいる受講生に紐づけたときにできます。お問い合わせは削除できず、すべて記録に残ります。同じメールアドレスから届いたお問い合わせも、1件ずつ別に残ります。
どこで見るか
- 今日の業務の新しいお問い合わせに、まだ対応していないお問い合わせが受付の古い順に並びます。
- 受講生 › 体験のお問い合わせで、状態ごとにすべてのお問い合わせを探せます。
表示されるのは、あなたの権限の範囲にある拠点を希望しているお問い合わせです。希望する拠点がすべて範囲の外にあるお問い合わせは表示されません。
AIに返信の下書きを頼む
ClaudeやChatGPTでお問い合わせを1件たずねると、会話の中にそのお問い合わせのカードが表示されます。問い合わせた人が書いた文をそのまま、希望、連絡先、受講生とのつながり、対応記録といっしょに確認できます。
- 新規と対応中のお問い合わせでは、カードの「返信を下書き」を押すと、そのお問い合わせへの返信メールの下書きをAIに頼めます。
- AIサービスが依頼を受け取れなかったときは、カードに「チャットに依頼を渡せませんでした。チャット欄に「返信を下書きして」と送ってください。」と表示されます。そのときはチャット欄に直接書いて頼んでください。
- 「画面で開く」で、そのお問い合わせを画面で開けます。対応記録や受講生への登録は画面で続けます。
体験までの流れ
- お問い合わせが届くと、新規になります。
- 電話やメールで連絡し、その内容を対応記録に書きます。最初の記録を書くか、受講生に紐づけると対応中になります。
- そのお問い合わせの体験を予約から体験レッスンを入れると体験予約済みになります。
- 体験に進まないときは、結果を選んで終了にします。
お問い合わせから体験を予約する
- お問い合わせを開き、体験を予約を選びます。
- 予約を追加の画面が開きます。受講生に紐づいていないお問い合わせでは、名前、フリガナ、メールアドレス、電話番号、希望する拠点が入った新しい受講生の登録欄が出ます。紐づいているお問い合わせでは、その受講生が選ばれています。
- 体験レッスン、日時、講師、スペースを選んで追加します。受講契約も権利もいりません。
追加すると予約はすぐに確定し、同時に次のことが起きます。
- お問い合わせが体験予約済みになります。
- 新しく登録した受講生、または画面で選んだ受講生が、このお問い合わせに紐づきます。
- 対応記録に、体験を予約したことが残ります。
お問い合わせと同じメールアドレスの受講生がすでにいるときは、登録欄にその受講生が表示されます。その受講生で続けると、新しく登録せずにその受講生の体験として予約し、お問い合わせもその受講生に紐づきます。まだ登録を終えていない受講生には、体験の案内と登録の招待が1通のメールで届きます。画面の使いかたは予約を追加するにはを見てください。
このボタンから入れられるのは体験レッスンだけで、相手は受講生1人です。別の受講生に紐づいているお問い合わせから、ほかの人の体験を入れることはできません。先に紐づけを直してください。終了のお問い合わせにはこのボタンがありません。対応中に戻すで再開してから予約します。
お問い合わせを開かずに予約の画面などから入れた体験レッスンは、お問い合わせにつながらず、お問い合わせの状態も変わりません。
体験レッスンの欄
体験を予約したお問い合わせには、体験レッスンの欄が出ます。その予約の日時、レッスン、拠点、スペース、講師と、予約のいまの状態が表示されます。
体験レッスンのあとの経過は、受講生の受講状況で追います。体験の予約があとでキャンセルや休講になっても、お問い合わせの状態は体験予約済みのまま変わらず、欄の状態だけが変わります。
日を改めるときは、もう一度体験を予約でもう一度予約します。欄には、いちばんあとに入れた予約が表示されます。前の予約は自動では取り消されません。
受講生への登録と紐づけはお問い合わせを受講生に紐づけるにはを見てください。
状態
| 状態 | 意味 |
|---|---|
| 新規 | 届いたまま、まだ誰も対応していない |
| 対応中 | 対応記録が書かれたか、受講生に紐づいている |
| 体験予約済み | このお問い合わせから体験レッスンを入れた |
| 終了 | 体験に進まずに対応を終えた |
一覧の対応が必要は、新規と対応中を合わせたものです。
終了にするときの結果
終了にするを選ぶときは、次のどれかの結果を必ず選びます。メモは任意で、対応記録に残ります。
| 結果 | 使うとき |
|---|---|
| 体験なしで入会 | 受講生として登録済みのとき |
| 入会しない | 相談の結果、見送り |
| 連絡がつかない | 電話・メールに返事がない |
| 重複・いたずら | 同じ内容の再送信や無効な問い合わせ |
| その他 | 理由をメモに書きます |
終了にできるのは新規と対応中のお問い合わせだけです。
もう一度対応するとき
終了のお問い合わせは、対応中に戻すで再開できます。選んだ結果は取り消され、状態は対応中に戻ります。そのあと別の結果でもう一度終了にすることもできます。
対応記録
対応記録は、お問い合わせに対して誰がいつ何をしたかを積み重ねる記録です。新しい順に並びます。
- 管理者が書くもの: 電話やメール、窓口での対応の内容です。
- 自動で残るもの: お問い合わせの受付、状態の変化、終了と再開、受講生への紐づけと解除、受講生の登録、体験の予約です。
自分が書いた記録は、あとから編集できます。編集した記録には編集済みと表示されます。ほかの人が書いた記録と自動で残った記録は編集できません。記録はどれも削除できません。
できない操作があるときはお問い合わせを操作できないときを見てください。